Как нейросети помогли компании снизить затраты на операционку
Вы узнаете: какие программы и приложения внедрил директор, чтобы разгрузить сотрудников и уменьшить расходы на рутинные процессы.
В 2025 году топ-менеджмент нашей компании пришел к единогласному решению о внедрении в работу организации нейросетей. Нас как руководителей не устраивало то, как много времени и денег мы тратим на банальные действия (например, на подготовку и согласование договоров, отправку писем).
В своей статье для журнала «Генеральный Директор» я рассказал, какие функции мы отдали искусственному интеллекту, в работу каких отделов внедрили нейросети и какой промежуточный результат уже получили. Кроме того, поделился проверенными промптами.
Как готовились
Программы и приложения выбирали по следующим критериям: возможность работать на русском языке, адекватная цена и простота в использовании, чтобы не пришлось нанимать дополнительных специалистов.
Сотрудники, которые начали работать с искусственным интеллектом, прошли двухмесячный курс «Нейросети на практике» от одной известной онлайн-школы. Загрузили в ИИ информацию о компании. С тех пор искусственный интеллект знаком с нашими регламентами, оргструктурой, данными о клиентах, сотрудниках, партнерах, с правилами работы, задачами, целями и ценностями, шаблонами и примерами документов, должностных обязанностей.
Какой профит получаем
За год делегировали нейросетям большинство операционных действий, благодаря чему высвободили время сотрудников, снизили затраты на рутинные процессы и ФОТ.
Экономим на рекрутинге. Сотрудники отдела персонала отвечают за поиск и адаптацию новичков, оценивают их эффективность, готовят должностные инструкции. Раньше HR-специалисту приходилось вручную фильтровать резюме, так как соискатели нередко добавляют информацию, не соответствующую действительности. На переговоры с кандидатами, которые оказывались нерелевантными, уходили недели.
В работу отдела персонала внедрили программы Textio, CVViz и Kickresume, помогающие быстро отбирать подходящих соискателей и оценивать рынок конкурентов. Кроме того, сотрудники подразделения используют ChatGPT. Искусственный интеллект отделяет выдуманные биографии от реальных, анализирует историю изменений резюме на публичных ресурсах. Если год назад человек работал секретарем, а сегодня позиционирует себя как руководитель отдела, ИИ зафиксирует это и подсветит. Также нейросеть вычищает профили наших вакансий от слов, нарушающих ТК.
20% работников, использующих нейросети, — старше 45 лет Источник: hh.ru
В Textio создали папки для резюме: у каждой — свое название, соответствующее вакансии, на которую идет подбор. Резюме, отобранные ИИ, автоматически распределяются по этим папкам. Затем специалист работает с оставшимися кандидатами. Нейросеть также помогает готовить должностные инструкции для новичков.
Использование программ обходится нам в 3,2 тыс. руб. в месяц.
Выгода. Год назад, чтобы закрыть одну вакансию, HR-специалист изучал базу из 2,5 тыс. резюме, тратя на это в среднем одну рабочую неделю. Сегодня нейросеть делает выборку за четыре часа.
Искусственный интеллект заменил рекрутеров на первичных этапах отбора. Зарплата такого специалиста в среднем составляет 85 тыс. руб. Раньше подбором занимались два человека, с июня оставляем одного. Затраты на услуги hh.ru упали втрое.
Наем стал более точечным. Например, когда ищем инженерно‑технических работников или экономистов, даем задание программам Textio, CVViz, Kickresume не обращать внимания на слова «аналитика», «статистика», «коммуникация», «привлечение» в резюме соискателей. Эти формулировки часто используются шаблонно. Вместо них «цепляемся» за слова «исполнение», «консолидирование», «сбор», «разработка».
Промпт для ChatGPT
Цель — разработать должностную инструкцию для руководителя.
«Разработать на основе предложенных должностных обязанностей и функций структурированную, профессионально оформленную и лаконичную должностную инструкцию руководителя производственно-технического отдела. Инструкция должна быть адаптирована для использования в корпоративной среде ИБ “Хоссер”».
Специалист по системе менеджмента качества загружает в нейросеть данные об обязанностях и функциях руководителя. Нейросеть разбирает входящий поток информации и группирует ее по разделам: функции, обязанности, права. А следом выдает готовую должностную инструкцию, содержащую общие положения, должностные функции (все подпункты оформлены в виде таблицы), должностные обязанности, права, ответственность, условия работы и ключевые показатели эффективности. Одновременно ИИ преобразует разговорный или технический текст в официально-деловой.
Промпт для DeepSeek
Цель — описать ценный конечный продукт для производственно-технического отдела и отдела проектно-сметной документации, исключив дублирование функций специалистов.
«Описать в структурированной форме ценный конечный продукт для производственно-технического отдела и отдела проектно-сметной документации в соответствии с корпоративными стандартами управления качеством и KPI, соблюдая логическую связность и не допуская дублирования функций сотрудников подразделений».
Искусственный интеллект выдает разбивку ценных конечных продуктов для отделов с указанными KPI. Нейросеть исключает дублирование показателей между подразделениями, четко разграничивает, что является результатом деятельности для производственно-технического отдела и для отдела проектно-сметной документации, предотвращая размытие ответственности.
38% сотрудников в РФ воспринимают ИИ как полезный для работы инструмент Источник: hh.ru
Снизили затраты в делопроизводстве. Специалисты отдела делопроизводства (делопроизводители и секретари) отвечают за операционную деятельность компании: пишут письма клиентам и контрагентам, составляют приказы и служебные записки. В 2025 году мы замерили стоимость заключения одного договора, составления одного письма и прочих операционных действий и пришли в ужас.
Простое исходящее письмо заказчику или подрядчику обходилось компании в 6 тыс. руб. В эту сумму входили:
- подготовка проекта письма (до 80 минут рабочего времени сотрудника);
- согласование (руководителем отдела, генеральным директором и/или профильными специалистами — 36 минут);
- редактирование и оформление письма (до 26 минут).
В делопроизводстве внедрили GPT и DeepSeek (нейросеть-ассистент, которая пишет тексты, код, анализирует документы и ищет информацию в интернете). Кроме того, нейросети составляют черновики исходящих писем. Сотрудник пишет короткий промпт, а ИИ за минуту выдает готовый текст. Человеку остается только проверить корректность данных. К тому же нейросеть накапливает информацию и последующие письма составляет уже с учетом предыдущих.
Выгода. Проекты писем, соглашений и обращений теперь составляем за несколько минут. Объем обрабатываемых документов в отделе вырос с 18 до 45 экземпляров в день. За счет освободившегося времени сотрудника стоимость подготовки письма упала с 6 тыс. до 300–400 руб. Количество работников в подразделении не уменьшилось, зато выросла производительность труда. Теперь согласовываем и подписываем документы без бумажной волокиты: в электронном виде и удаленно (с применением УКЭП).
Промпт для DeepSeek
Цель — написать письмо контрагенту.
«Напиши исходящее письмо контрагенту о том, что тот нарушил сроки поставки оборудования, необходимого для оснащения медицинского объекта, по договору №… Укажи, что ждем отгрузку до 25 марта, иначе начислим неустойку в размере 0,1% за каждый день. Тон — деловой, без эмоций».
Даем информацию о контрагенте. ИИ выдает письмо с шапкой, ссылкой на пункт договора, с претензией и сроком. Юрист сверяет реквизиты.
За год делегировали нейросетям большинство операционных действий, благодаря чему высвободили время сотрудников.
Сократили штат договорного отдела. Сотрудники подразделения составляют договоры, анализируют риски, сравнивают новые документы с корпоративными шаблонами, отмечают расхождения, правят договоры и согласовывают изменения с юристами и руководителем отдела. Раньше специалисты делали эту работу вручную. В августе 2025 года внедрили ChatGPT и Hypotenuse AI (ИИ для генерации текстов). Тратим на программы от 2,8 до 3,2 тыс. руб. в месяц.
Теперь работники договорного отдела загружают в программы новые документы и шаблоны. Пишут запросы нейросети. Искусственный интеллект анализирует тексты и выдает результат — подсвечивает расхождения документов с шаблонами, изменения. А человек принимает решение, править или оставить все так, как есть.
Выгода. До нейросетей специалисты тратили по пять часов в день на анализ изменений проектов договоров, протоколов разногласий с контрагентами. Сегодня на это уходит один час. Подняли производительность одного сотрудника с 80 страниц до 130–150 в день.
Прежде работникам подразделения приходилось тратить много времени на сверку, «гуглить» информацию, обращаться за помощью к коллегам. Сейчас они могут отправить в нейросеть голосовое сообщение и получить развернутую и структурированную информацию. Если раньше в договорном отделе работали четыре сотрудника, то сегодня — двое. Затраты на ФОТ снизились в два раза.
Как готовить экспертный контент с помощью нейросетей
Искусственный интеллект существенно ускоряет работу редактора, но не заменяет его. Младшие специалисты с развитием ИИ могут ощутить некое дрожание почвы под ногами. Но специалисты более высокого уровня изменений не почувствуют.
Приведу примеры, как работают с нейросетями наши редакторы.
Фрагменты промптов, если необходимо переписать или улучшить материал: «Перепиши текст в *нужном* стиле»; «Сократи текст в два раза и расставь подзаголовки — один подзаголовок на два абзаца»; «Напиши восемь вариантов заголовков»
Фрагменты запросов, если нужен новый материал: «Перепиши/напиши текст с уникальностью 90+%» (здесь можно дать конкретную ссылку на исходный материал); «Напиши текст по промпту из пяти слов/пяти строк».
По материалам Александра Монахова, маркетинг- и контент-директора компании TexTerra, опубликованным в «Системе ГенДир».
Фотография из архива Сергея Фурманчука
